Rekisterin nimi
Katrina –varauskirjan asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Sääksmäen seurakunta, Valtakatu 23–25, 37600 Valkeakoski
Yhteyshenkilö Ari Rantavaara, 050 547 6094, Valtakatu 23–25, 37600 Valkeakoski
Tietosuojavastaavan yhteystiedot Mika Akkanen, tietosuojavastaava.tampere@evl.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Katrina ohjelmaa käytetään varausten tekemiseen, ilmoittautumisten vastaanottamiseen ja laskutukseen. Varaukset ovat kirkollisten toimitusten (kaste, hautaan siunaaminen, avioliittoon vihkiminen) sekä seurakunnan työntekijöiden työtehtäviin tai tapaamisiin liittyviä varauksia.
Ilmoittautumiset ovat erilaisia retki-, leiri- ja tapahtumailmoittautumisia. Katrina varauskirjaan tallennetaan erilaisiin varauksiin, työtehtäviin, ilmoittautumisiin, tapahtumiin, kerhoihin, retkiin ja leireihin olennaisesti liittyvää tietoa.
Rippikouluilmoittautumisten tietoja siirretään Katrina Rippikoulu-rajapinnan kautta Kirjuri-järjestelmään.
Katrina Diakonia -ohjelmaa käytetään diakonia-asiakkaiden tietojen tallentamiseen asiakassuhteen hoitamiseksi.
Käsittely perustuu rekisteröityjen antamaan suostumukseen, rekisterinpitäjän ja rekisteröidynväliseen sopimukseen, rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään tai rekisterinpitäjään oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdat a, b, c ja f), siltä osin kuin tietoja on tarpeen käsitellä asiakassuhteeseen liittyvien rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Terveystietojen osalta asiakkaiden tietoja käsitellään asiakkaan suostumuksella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a – alakohta).
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Tallennettavien tietojen määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja vain välttämätön tieto tallennetaan.
Tiedot voivat olla seuraavia tietoja:
- nimet, syntymäaika/henkilötunnus, äidinkieli
- osoite, kotikunta, syntymäkotikunta
- puhelinnumero, sähköposti
- henkilön rekisteritieto
- kansalaisuus, siviilisääty, kuolin tieto
- perhesuhdetietoja
- hautapaikkatieto
- tietojen luovuttamista koskevat rajoitukset
- kirkollisia toimituksia koskevat tiedot
- henkilön terveyteen liittyviä tietoja
- taloudelliseen avustamiseen liittyviä tietoja
Tietolähteet
- henkilöiden itse ilmoittamat tiedot
- lähiomaisen tai huoltajan ilmoittamat tiedot
- muun viranomaisen tai asiaa hoitavan tahon ilmoittamat tiedot
- Kirjurin tai väestötietojärjestelmän kautta haetut tiedot
Tietojen luovutukset
Katrina varauskirjan tiedot on tarkoitettu käytettäväksi Sääksmäen seurakunnan työntekijöiden työtehtäviin liittyen käyttötarvesidonnaisuus periaatteella ja rajoitetuin oikeuksin. Tietoja voidaan luovuttaa Sääksmäen seurakunnan työntekijöiden yksittäisiin rekistereihin käyttötarvesidonnaisuus periaatteella. (esim. hautatoimen rekisteri)
Katrina Diakoniaan tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa vain henkilön antamalla suostumuksella diakoniatyön kanssa yhteistyötä tekeville viranomaisille.
Laskutusta varten voidaan laskutustiedot luovuttaa Kirkon Palvelukeskukselle, joka hoitaa Sääksmäen seurakunnan laskutusta.
Henkilötietojen säilytysaika
Katrina varauskirjasta tulostettuja asiakirjoja säilytetään lukituissa tiloissa arkistonmuodostussuunitelman ja arkistosäännön määrittelemän ajan mukaisesti, tai kun tietoja ei enää tarvita. Tämän jälkeen asiakirjat hävitetään lain vaatimalla tavalla. Työntekijöiden omiin rekistereihin siirrettyihin tietoihin sovelletaan myös samaa suojaus- ja hävitysperiaatetta.
Katrina varauskirjassa olevat tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla.
Tarpeettomat tiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita tai toiminnan päätyttyä. Kirkollisiin toimituksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään 12 kk (yksi vuosi).
On määritelty, ketkä ovat oikeutettuja käyttämään tietoja ja keillä on pääsy Katrina varauskirjaan tai Katrina Diakonia -ohjelmaan. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille siinä laajuudessa, kun kunkin työtehtävät edellyttävät. Käyttöoikeudet poistetaan työsuhteen päättyessä ja niiden laajuutta tarkastellaan tarvittaessa myös työsuhteen aikana.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
-Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
-Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
-Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella
ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
-Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto,
PL 800, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi