Tietosuojaseloste hautaustoimen rekisteristä

Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§

 

Rekisterinpitäjä

Sääksmäen seurakunta

 

Yhteyshenkilö

Elsi Pirinen, seurakuntapuutarhuri

Valkeakoskenkatu 27

37600 Valkeakoski

p. 0400 933 014

elsi.pirinen@evl.fi

Tietosuojayhteyshenkilö

Marjaana Paso

040 7441657

marjaana.paso@evl.fi

 

Rekisterin nimi

Hautaustoimen rekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Hautaustoimen rekisterin henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Hautaustoimen rekisteriä pidetään hautaustoimilain (457/2003) 5 luvun 12§ nojalla. Hautaustoimen rekisteriä pidetään hautaustoiminnan ja hautaustoimen hallinnon sekä asiakaspalvelun ja laskutustoimintojen hoitamiseksi. Hautaustoimen rekisterissä on vainajan, omaisen ja perikunnan yhteystiedot hautausmaksujen laskutustoimintoja varten. Vainajan hautausluvan tietojen käsittelyn perusteena on asetus kuolemansyyn selvittämisestä 4 luku 19§ ja 22a§ (874/1999).

 

Hautaustoimen rekisteriin sisältyy myös hautainhoitorahaston sopimushautojen rekisteri. Sopimushautojen rekisteriä pidetään hautainhoitorahaston toiminnan ja hallinnon sekä asiakaspalvelun ja laskutustoimintojen hoitamiseksi.

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteritietojen sisältö on hautaustoimilain (457/2003) 5 luvun 12§ mukainen.  

Vainajan

  • sukunimi ja etunimet
  • syntymäaika tai henkilötunnus
  • kuolinaika
  • hautaamisajankohta
  • hautaamistapa
  • haudan sijainti

Hautaustoimen rekisteriin merkitään lisäksi vainajan

  • siviilisääty
  • sukupuoli
  • kuolinikä
  • viimeisin kotikunta
  • kuolinhetken seurakunta
  • seurakuntatyyppi tai väestörekisteri
  • tieto kirkollisesta siunaamisesta
  • hautausluvan päivämäärä sekä lääkärin tiedot
  • yhteystiedot perikunnasta ja hautauksesta sopineesta omaisesta

sekä hautapaikan tietoihin

  • haudanhoitosopimuksen tehneen henkilön yhteystiedot

Hautaustoimen rekisteriin merkitään myös hautaoikeuden haltijan nimi, postiosoite ja puhelinnumero sekä hautaoikeuden voimassaoloaika. Lisäksi voidaan merkitä tieto siitä, keitä hautaan voidaan haudata.

Hautaustoimen rekisteriin voidaan merkitä hautausmaalla olevat taiteellisesti tai historiallisesti arvokkaat muistomerkit ja niiden sijainti.

 

Tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

 

  • hautausasioita hoitavalta henkilöltä itseltään tai hänen valtuuttamaltaan taholta esim. hautaustoimistolta
  • haudanhoitosopimusta tekevältä henkilöltä itseltään
  • hautaoikeuden haltijan nimeämisprosessissa asiaa hoitavalta henkilöltä itseltään

 

Tietoja saadaan myös seurakunnan jäsenrekisteristä (kirkkolaki 1054/1993) ja hautausluvasta.

 

Tietojen luovutukset

Hautaustoimen rekisterin tiedot on tarkoitettu käytettäväksi seurakunnan omassa toiminnassa ja hallinnossa. Tietoja luovutetaan kuolleista seurakunnan jäsenistä omaisen luvalla seurakunnan julkisia kirkollisia ilmoituksia varten. Omaisen yhteystiedot luovutetaan oman seurakunnan järjestämien sururyhmien ja pyhäinpäivän messujen kutsuja varten.

 

Valkeakoskella kirjoilla olleen vainajan tietoja luovutetaan hautausluvan muodossa sen seurakunnan hautausmaan ylläpitäjälle, jonne vainaja tullaan hautaamaan. Sääksmäen seurakunnan ylläpitämään hautausmaahan haudatun vainajan hautapaikka ja hautauspäivä ilmoitetaan siihen seurakuntaan, jonka alueella vainaja on kuollessaan ollut kirjoilla.

 

Yksittäisille henkilöille voidaan luovuttaa vainajan hautapaikkatieto (hautausmaa ja haudan numerotunnus), hautaoikeuden voimassaoloaika ja hautaoikeuden haltijan nimi sekä haudanhoitosopimuksesta sopimuksen voimassaoloaika ja sopimuksen tehneen henkilön nimi.

 

Hautaustoimen sidosryhmistä kiviliikkeelle voidaan pyydettäessä luovuttaa heidän toimeksiantona olevan muistomerkin toimittamista varten vainajan hautapaikkatieto (hautausmaa ja haudan numerotunnus). Hautaustoimistolle voidaan luovuttaa heidän toimeksiantona olevan tilaisuuden ajankohta.

 

Veteraanijärjestölle voidaan ilmoittaa heidän jäsenistöönsä kuuluneen sotaveteraanin nimi ja siunausajankohta omaisen suostumuksella.

 

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

 

Henkilötietojen säilytysaika

Hautaustoimilain (457/2003) 5 luvun 12§ mukaiset tiedot säilytetään pysyvästi.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

 

  • Pyytää kirjallisesti rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

 

  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

 

  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

 

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi