Tietosuojaseloste Kirjuri -jäsentietojärjestelmästä

Rekisterinpitäjä

Sääksmäen seurakunta

 

Yhteyshenkilö

Kirkkoherra

Markku Antola

Valkeakoskenkatu 27, 37600 Valkeakoski

 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Marjaana Paso

040 7441657

marjaana.paso@evl.fi

 

Rekisterin nimi

Kirjuri jäsentietojärjestelmä

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998) säädetään jäsenrekisterinpidosta.

Uskonnollisten yhdyskunnan jäsenistään pitämä rekisteri, johon kerätään ja uskontokunnan

toiminnan ja hallinnon kannalta tarpeelliset tiedot. Laissa määritellään, mitä tietoja uskontokunnan

jäsenrekisteriin voidaan tallentaa. Kirkonkirjojen tiedot on tarkoitettu ensisijaisesti käytettäviksi

seurakunnan omassa toiminnassa ja hallinnossa.

 

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annettu laki

(661/2009; väestötietolaki VTL) tulee sovellettavaksi kirkonkirjatietojen luovuttamisessa. Lain

tarkoituksena on mahdollistaa väestötietojärjestelmän tietojen käyttö yhteiskunnan toimintojen

ja tietohuollon tukena. Lain tarkoituksena on myös edistää yksityiselämän ja henkilötietojen

suojaa ja tietoturvallisuutta sekä hyvän tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatavan kehittämistä

ja noudattamista. Lain 48 §:n nojalla kirkonkirjojen tietojen luovuttamisessa on noudatettava

soveltuvin osin lain 4 luvun säännöksiä, jotka koskevat tietojen julkisuutta ja luovuttamista.

 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

- nimet, syntymäaika/henkilötunnus, äidinkieli

- osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, kuolintieto

- kirkkoon liittymis- ja eroamistieto

- kansalaisuus, kuolintieto

- perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat

- edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot

- tietojen luovuttamista koskevat rajoitukset

- kirkollisia toimituksia koskevat tiedot

- kirkollista luottamustehtävää koskevat tiedot

 

 

Tietolähteet

Jäsenten kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä olevia henkilötietoja päivitetään väestötietojärjestelmästä. Kirkollisia toimituksia ja luottamustehtäviä koskevia tietoja kertyy seurakuntien omassa toiminnassa.

 

Tietojen luovutukset

Jäsenrekisterin tiedot on tarkoitettu käytettäväksi seurakunnan omassa toiminnassa ja hallinnossa.

Henkilölle ja yhteisölle luovutetaan Kirjuri jäsentietojärjestelmästä tietoja, joita nämä tarvitsevat oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa myös sukututkimukseen, historialliseen tai tieteelliseen tutkimukseen. Luovutettavan tiedon on oltava tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan.

 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolle. Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan luovuttaa kyseisen alueen ulkopuolelle virkatodistuksena tai vastaavana selvityksenä, jos se on väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain mukaista.

 

Sääksmäen seurakunnan eri työmuotojen toimintaa varten luovutetaan jäsenten yhteystietoja (nimet ja osoitteet). Työmuodot huolehtivat itse saamiensa tietojen säilyttämisestä ja tuhoamisesta.

 

  • Lapsi- ja nuorisotyö:seurakunnan  1-vuotiaiden tiedot kerran vuodessa,  2- ja 3- vuotiaiden tiedot kuukausittain, 4-vuotiaiden ja heidän huoltajiensa tiedot kuukausittain.
  • Rippikoulutyö: vuosittain tieto rippikouluikäisten ikäryhmästä.
  • Diakoniatyö: 70-, 75-, 80-, 85- ja 90 -vuotiaiden tiedot  kaksi kertaa vuodessa. 91 v. ja sitä vanhemmat kuukausittain.
  • Aikuistyö: vuoden aikana seurakunnan toiminnan mukaan.

 

Virkatodistustilauksia otetaan vastaan:

  • sähköposti:

- kirkkoherranviraston sähköposti

(käyttöoikeus: toimistosihteerit Merja Airaksinen ja Teija Mäkitalo)

- Merja Airaksinen

- Teija Mäkitalo

- Sääksmäen seurakunnan sähköposti

(käyttöoikeus: tiedottaja Marjaana Paso, talousjohtaja Eija Tuomioja, toimistosihteerit Merja Airaksinen ja Teija Mäkitalo).

  • sähköinen Lukkari –lomake; Merja Airaksinen, Teija Mäkitalo
  • puhelimen välityksellä; Merja Airaksinen, Teija Mäkitalo
  • postin välityksellä
  • paikan päällä; Merja Airaksinen, Teija Mäkitalo

 

Virkatodistusten laskutus:

  • laskutusluettelo ja siihen liittyvät virkatodistustilaukset

 

 

 

Postikirja:

  • postikirjaan merkitään kuluvan vuoden aikana postitetut virkatodistukset: tilaaja, tilaajan osoite, kenestä virkatodistus on tehty
  • postikirjaan merkitään myös toiseen seurakuntaan lähetetyt rekisteröinti-ilmoitukset

 

Vihkivaraukset:

  • Vihkivarauksia otetaan vastaan kuluvalle vuodelle ja sitä seuraavalle. Vihkipareilta pyydetään nimitietojen lisäksi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Lapsen rekisteröinti-ilmoituksesta otetaan kahdet kopiot ennen kuin lomake postitetaan lapsen vanhemmille.

 

Tietoja käsittelevät kirkkoherranviraston toimistosihteerit Merja Airaksinen ja Teija Mäkitalo. Kirjurin selailuoikeudet ovat hautausasioita hoitavalla toimistosihteeri Anne Harhiolla ja seurakuntapuutarhuri Elsi Pirisellä. Kyseisillä henkilöillä on oma Kirjurin varmennetikku.

 

Henkilötietojen säilytysaika

  • Virkatodistustilaukset säilytetään 5 vuotta.
  • Sukuselvitysten ja –tutkimusten toisteet säilytetään 100 vuotta.
  • Postikirja 10 vuotta.
  • Vihkivaraukset: paperinen varauslomake hävitetään kun vihkiminen on suoritettu.
  • Lapsen rekisteröinti-ilmoitus: kopiot hävitetään kun lapsi on kastettu tai kun hänelle on annettu väestötietojärjestelmään nimi.
  • Laskutusluettelo säilytetään vuosi luettelon tekemisestä

 

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

Tarkastusoikeuden käyttöä koskeva pyyntö on esitettävä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Omien tietojen tarkastusoikeuden käyttäminen on maksuton kerran vuodessa.

 

  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

 

  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

 

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

 

 

20.5.2018/tm, ma